Hendrikx Van der Spek

Bureau voor bedrijfscommunicatie

Weblog

7.7.04

Lastige lastminute-activiteiten voorkomen als u een site bouwt
Contentleveranciers aansturen

Iedereen is laaiend enthousiast over het feit dat er een nieuwe site komt. Aan de oude viel veel te verbeteren en het is goed dat het eindelijk gedaan wordt. Alleen jammer dat het nog zolang duurt voor hij gelanceerd wordt. Kan dat echt niet sneller?

Nee, zegt u, het kan echt niet sneller. Er is niet al te veel tijd beschikbaar en liever wat later een goed gevulde nieuwe site dan snel een magere.

En het is maar goed dat u niet bent gezwicht voor ‘iedereen’ die graag wilde dat de nieuwe site eerder klaar zou zijn. Want het was net precies die ‘iedereen’ die de content zou aanleveren. En laat de content nou net een grote vertragende factor zijn...


Contentleveranciers die niet (tijdig) leveren, erg lastig. Kwestie van tijdig op de hoogte stellen, goede contentformats, heldere voorbeelden en redelijk ruime, maar duidelijke deadlines, dachten wij. Het bleek niet voldoende. Maar wat is dan wel voldoende? Marleen en Martine overdachten hun zonden en kwamen uit op verantwoordelijkheid.

Als een afdeling bepaalde teksten moet aanleveren, stel dan een medewerker van die afdeling aan als coördinator. Deze persoon maakt u verantwoordelijk voor de content. Hij of zij moet zorgen dat de gevraagde content op tijd en op de juiste manier wordt aangeleverd.

De aanpak:
  • Maak een afspraak met de beoogde coördinator en neem rustig de tijd om uit te leggen wat zijn taak is. Schuw daarbij natuurlijk ook niet om aan te geven welke kwaliteiten van deze persoon hebben geleid tot zijn of haar coördinatorstatus :-)
  • Zorg dat de verantwoordelijke zijn taak zo gemakkelijk mogelijk kan uitvoeren. Lever een duidelijk overzicht van wat er verwacht wordt en wat het doel is van de teksten. Geef aan waar in de site of het intranet de teksten worden geplaatst, lever Word-sjablonen met de formats (opzet: welke tussenkopjes, hoeveel alinea’s etc.) van de te schrijven teksten, maar geef mensen waar nodig ook de vrijheid een tekst iets anders in te delen.
  • Blijf persoonlijk contact houden, niet (alleen) via de mail. Vraag onderweg naar de deadline af en toe hoe het gaat.
  • Zijn de teksten binnen? Vergeet dan niet de coördinator te complimenteren! Ook als de teksten niet helemaal voldoen aan de formats of als ze te laat zijn, is een compliment op zijn plaats: de coördinator heeft zijn of haar taak uitgevoerd.
  • Past u de teksten in de eindredactie aan? Stel dan de schrijver en de coördinator daarvan op de hoogte. Blijf contact houden om mensen te betrekken. Niets is vervelender dan worden gevraagd een tekst te maken en die vervolgens totaal verbouwd terug te zien op de website of het internet!
  • Evalueren, evalueren, evalueren! Vraag de coördinator hoe hij of zij het vond gaan. Vraag ook expliciet naar verbeterpunten. De coördinator kan zijn verhaal kwijt en u bent wat wijzer voor de volgende keer.


Martine @ 13:00 | link |